5 dicas cruciais para organizar um evento Off Road de sucesso

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Se a sua missão da vez é organizar um evento de sucesso, saiba que você chegou ao lugar certo. Modéstia a parte, nós da Agenda Off Road somos peritos no assunto – afinal, só nos últimos dois anos contribuímos na divulgação e organização de mais de 4.400 deles! Na lista, há desde encontros de trilheiros, competições de mountain bike, provas de veículos 4×4 até corridas e maratonas. E recentemente batemos a marca de 80 mil cadastrados na plataforma. Eventos é com a gente mesmo, né?

Por isso separamos algumas dicas que são cruciais para quem está pensando em como organizar um evento. São informações pontuais, mas que vão evitar que você encare situações desagradáveis, ou o pior: situações desagradáveis na véspera ou durante a data da realização, sem tempo para agir. Por isso aqui já vai um spoiler: o planejamento é o primeiro passo para um evento de sucesso.

Dicas para organizar um evento de sucesso

1 – Aja com antecedência

Não importa se é uma negociação com um parceiro, se você precisa de um retorno sobre um orçamento ou se gostaria que aquele YouTuber em quem toda a galera do off road se amarra participasse da sua programação. Lembre-se que tudo leva o seu próprio tempo para ocorrer, então antecedência é a palavra de ordem.

Não deixe nada para a última hora. Isso lhe ajudará a fazer negócios melhores, a prevenir cenários de crise ou situações problema e poupará fios de cabelos brancos. Vai ajudar a economizar dinheiro, também. Então comece a trabalhar no seu evento com no mínimo seis meses de antecedência e inicie com um um cronograma de atividades, com quem vai fazer, o que, quando e como. E mãos à obra.

2 – Escolha a data com carinho – e estratégia

A data certa é um fator determinante para o sucesso de um evento – ou ao seu fracasso, também. Lembre-se disso. Escolher a data errada pode simplesmente murchar o número de participantes da sua atividade, independente do quão incrível sua programação possa ser, então cuidado.

Primeiro é preciso conhecer o contexto do seu caso em específico. Tem algum outro grande evento no segmento que acontece em uma data próxima? Os interessados precisam vir de muito longe ou fazer um investimento financeiro alto para poder participar? Acabou de acontecer algo incrível neste nicho e as pessoas só falam disso? Se a resposta para alguma dessas respostas for sim é melhor rever a data ou elaborar possíveis cenários.

 

Mesmo assim, há algumas regras gerais a serem seguidas. Evite proximidade de datas com grandes datas nacionais, como natal, ano novo ou carnaval – afinal muitas pessoas já tem uma série de atividades previstas para estes dias. Também, dê preferência ao início do mês para abrir a venda de ingressos – e sempre pense como um dos participantes da ação pensaria.

3 – Procure o local ideal

Já idealizamos tudo, decidimos quem fará o quê dentro do cronograma e já escolhemos uma data excelente, que possibilita a todos se organizarem com antecedência, segurança e aguardar com ansiedade a chegada do nosso grande dia. Momento de pensar outro ingrediente que pode salvar ou desandar nossa receita em busca do evento perfeito: o local.

De nada adianta uma programação inesquecível, um valor acessível e toda boa vontade dos organizadores se no dia da atividade chover e o espaço não ter sequer uma área coberta capaz de abrigar todos. Por isso pense com critérios a escolha do local que sediará o evento. Alguns a considerar:

  • O espaço é suficiente para todas as atividades que eu quero realizar?
  • Há uma estrutura mínima, como banheiro, estacionamento, área para alimentação?
  • E a localização, é de fácil acesso para todos? Como as pessoas chegarão até o meu evento?
  • O local faz com que as pessoas se sintam à vontade? Ele tem a ver com a atmosfera que eu quero criar?

4 – Cheque tudo

Essa dica é valiosíssima para quem quer saber como organizar um evento de sucesso e evitar enroscos no grande dia, quando todos seus visitantes, apoiadores, patrocinadores e parceiros já estão a postos para viver as atividades. E ela é só isso mesmo: cheque tudo.

Se coloque no lugar do visitante e pense em cada possibilidade que pode acontecer, cada brecha para um possível erro ou problema. Revise materiais elétricos, eletrônicos, mecânicos, luzes. Na semana da ação se certifique de que todos os responsáveis por tarefas específicas estão a par de suas incumbências, para que nada fique para trás.

5 – Divulgue com qualidade

Eu queria evitar, mas aqui acabou escapando aquela frase clichê ‘quem não é visto não é lembrado’. Então divulgue seu evento com antecedência e com qualidade. Pense quais são os canais e as ferramentas que podem ser usados para atingir seus objetivos. Saiba qual é a forma que o seu público consome informações e então considere o seguinte:

  • Canais: os participantes do evento leem jornal? Ouvem rádio? Acompanham sites específicos? Passam horas todos os dias em redes sociais? Quais?
  • Ferramentas: como eles gostam de consumir informação? Onde eles moram? Qual ferramenta tem mais chances de sucesso: um vídeo impulsionado no Instagram, uma chamada para rádio com abrangência regional ou cartazes distribuídos pela cidade?

E, claro, invista na criação de materiais de qualidade. Nada de chamar o sobrinho para querer economizar e depois se lamentar que investir R$ 500 ou R$ 1500 a mais ajudariam o seu evento a ter um número significativamente maior de participantes.

 

Dica bônus: conte com a Agenda Off Road!

Que a Agenda Off Road é o maior portal de eventos radicais e de aventura do Brasil você já sabe, né? Aqui divulgamos eventos gratuitamente, realizamos inscrições, acompanhamos resultados, centralizamos todas as informações sobre cada atividade. Pensando em fazer um evento de sucesso? Conte com a nossa ajuda!

Afinal, TÁ NA AGENDA, É SHOW!

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